STOP wysyłaniu negatywnych wiadomości

STOP negatywnym wiadomościom!

Często korzystasz z maila? Przygniata Cię liczba informacji, którą musisz przeczytać w firmie?  To może być artykuł dla Ciebie.

Właśnie jestem po kolejnym „śniadaniu turkusowym”. Dziś prelegentem był Yann Gontard z Sodexo. Osoba, która udowadnia, że korporacja też może mieć ludzką twarz i praca w niej może być przyjemna i rozwijająca. Okazuje się, że to naprawdę jest możliwe i wcale nie jest to bajka o Kopciuszku z baśni Andersena. Podczas swojego wystąpienia sprzedał nam kilka swoich interesujących pomysłów na to jak budować sprawne zespoły.

Opiszę jeden, który zrobił na mnie największe wrażenie. Przyznam, że jeszcze się z nim nie spotkałem. Co to?

To zasada unikania wysyłania negatywnych e-maili

Ta mała niepozornie wyglądająca zasada okazuje się być niewiarygodnie istotną dla sprawnego i skutecznego działania firmy. W zespołach kierowanych przez Yanna są dwie zasady (druga jest konsekwencją pierwszej):

1. Nie piszemy negatywnych maili (do nikogo!)
2. Mail służy wyłącznie do podsumowania ustaleń i dopytywania o szczegóły.

Okazuje się, że ich wprowadzenie przyniosło niewiarygodnie dużo pozytywnych efektów. Jakich?

1. Emocje. Po pierwsze zmniejszenie negatywnych emocji wśród pracowników. Wyobraź siebie jak dostajesz z rana 5 negatywnych maili. Jakie budzi to w tobie emocje? Chcesz wtedy załatwić sprawę czy komuś oddać tak, żeby poszło mu w pięty? Okazuje się, że praca bez negatywnych emocji w mailach pozwala na spokojniejszą pracę. Czym mniej złych emocji w działaniu tym efektywność pracy większa. Chcesz przychodzić do pracy jak na ring bokserski? Czy może chcesz chodzić, żeby budować lepszy i przyjemniejszy świat (nawet w wąskim otoczeniu)? Nawet jak lubisz się boksować to po 5 rundach bokserskich ciężko będzie Ci  wyjść świeżo i chętnie na kolejną walkę. Choćbyś był nie wiadomo jak wytrzymały to będziesz po prostu zmęczony. Będziesz potrzebował odpoczynku, a nie kolejnych rund pięściarskich. Twoje zasoby energetyczne i emocjonalne z rundy na rundy będą spadać i będziesz łatwiejszym celem dla przeciwnika. Tobie też będzie trudniej. Czy nie lepiej pracować w otoczeniu, które wspiera i zachęca do rozwoju a dodatkowo bez emocjonalnych huśtawek?
2. Skuteczność. Szybkość rozwiązywania problemów.  Spory w firmach załatwiane są przeważnie  od razu i bezpośrednio. W końcu nie wolno pisać! 😉 Żeby wyjaśnić problem trzeba z kimś się spotkać albo pogadać przez telefon. Prawdopodobnie większość osób, do których piszesz  maila ma swoje biurka 20/30 m od Twojego. Czy nie łatwiej spór załatwić face to face? Są też telefony!  Bardzo często spory wynikają ze złego zrozumienia problemu lub braku wiedzy. Gdy przyświeca nam cel jako rozwiązanie problemu a nie znalezienie winnego to sprawy wydają się prostsze. Rozmawiając bezpośrednio można lepiej poznać perspektywę drugiej strony. Dowiadujemy się więcej szczegółów, które umykają przy skrótowym i powierzchownym przekazie przez maila. Gdy rozmawiamy proces rozwiązywania problemów i znalezienia na nich skutecznych zadowalających obie strony odpowiedzi jest dużo krótszy. . Nawet jak emocje są wysokie to są dużo krótsze. Sam problem nie czeka w skrzynce na odpowiedzi po kilka dni nie i nie wywołuje ciągłego wzrostu adrenaliny. Ta zasada mobilizuje też pracowników do większej odpowiedzialności. To nie ktoś ma rozwiązać problem ale (surprise!-niespodzianka!) Oni sami!;) Według Covey’a zwiększenie odpowiedzialności to też zwiększenie zaagażowania. Sprytne?
3. Czas. Brak negatywnych maili to mniej zapchana skrzynka pocztowa. Ilość niepotrzebnych wiadomości i to tych mniej przyjemnych drastycznie maleje. Zajmujesz się więc sprawami istotnymi, czyli ustaleniami a nie rozwiązywaniem obcych Ci sporów. Menadżer jest ostateczną instancją rozwiązywanie sporów a nie pierwszoplanową.  Większość sporów rozwiązuje się więc sama. Bez rozjemcy. Po wprowadzeniu tej zasady roczna liczba wysłanych maili w skrzynce Yanna zmniejszyła się z 28 000  w 2013 roku do 18 000 w 2018. Skoro mamy 250 dni roboczych to dzienna liczba wysyłanych maili na skrzynce zmniejszyła się  ze 112 maili do 72.   To nadal duża liczba tyle, że teraz są to maile istotne dla działania i funkcjonowania firmy. To jednak aż 40 wiadomości mniej do przeczytania, zrozumienia, wyjaśnienia i rozwiązania. Ile to Twojego cennego czasu?
4. Spokój. Opanowanie i równowaga procesie rozwiązywaniu problemów.  Pisząc negatywny mail każdemu udzielają się negatywne emocje. Nie ukrywajmy ale większości chcesz być zwycięzcą sporu. Jesteś też trochę schowany za ekranem komputera. Dużo trudniej jednak kogoś obraża się twarzą w twarz niż poprzez maila. Jak musisz się z kimś spotkać to musisz znaleźć skuteczniejsze argumenty. Zanim je znajdziesz to musisz głębiej się nad nimi zastanowić. Jak się już musisz nad nimi zastanowić to bywa, że te emocje trochę opadają i nie są tak gorące jak 5 minut wcześniej. W spokoju problemy rozwiązuje się szybciej i bardziej efektywnie.
5. Efektywność. Teraz dostajesz do skrzynki tylko ustalenia. Nie masz negatywnych emocji, bo nikt nie pisze nic co Ciebie może zdenerwować. Teraz możesz zająć się konstruktywną pracą a nie gaszeniem pożarów. Pracownicy zanim przyjdą do Ciebie najpierw muszą sami rozwiązać problem. W końcu oni też mają zakaz wysyłania negatywnych maili 😉 A jak często praca menadżera polega na gaszeniu pożarów? Kto chciałby ich gasić mniej?

Znalazłem 5 plusów. Jak Ci się podoba zasada zakazu negatywnych maili?  Bardzo mi się ta drobna 1 % zmiana spodobała.  A co Ty o niej myślisz?  Podoba się?

A może masz własny inny pomysł jak można usprawnić pracę kolejną 1% zmianą, która daje Ci w pracy duże usprawnia? Jeżeli tak to mam prośbę, nie ukrywaj jej. Podziel się. Może innym też się przyda.