Jak poprawić biznes dzięki 1% zmianom? Finanse cz.2

Tak jak poprzednim razem znowu dostałem od czytelników liczne propozycje 1% zmian dotyczących finansów w firmie.

Jak widać pomysłów na drobne poprawy może być mnóstwo. Wystarczy tylko dobrze rozejrzeć się dookoła siebie .

Nie będzie długiego wstępu;) Będzie samo „mięso”. Poniżej przedstawiam najciekawsze z przesłanych:

1. Dobre słowo od szefa! 😉

To już kolejny sygnał na to, że warto pamiętać o wspieraniu swoich pracowników.  Zaangażowany pracownik to tylko zyski dla firmy. Panie Arturze dziękuję za przypomnienie! 😉

2. Drukowanie.

a) drukowanie na dwóch stronach papieru (o dziwo, mało firm z tego korzysta),

b) druk na drugich stronach. Tych kartkach papieru, które już wcześniej wykorzystaliśmy drukując na jednej stronie,

c) wynajęcie lub kupno drukarki z kodem lub na kartę osobową. To bardzo drobne usprawnienie. Jednak pracownicy czując kontrolę ich wydruków drukują mniej własnych publikacji,

d) wynajem drukarki i płacenie tylko za rzeczywisty wydruk ( serwis, części są po stronie dostawcy). W przypadku konieczności zakupu nowej drukarki przejście na nowoczesne drukarki atramentowe zamiast laserowych ( oszczędność nawet do 90% energii).

Przyznam, że nie byłem świadomy, że są aż tak duże różnice energetyczne w eksploatacji drukarek.

 

3.Dokumentacja.

a) skanowanie dokumentów i archiwizowanie ich na komputerach,

Dziś przeczytałem, że w jednej z firm udało się zredukować proces obiegu dokumentu z 8 dni do 4 h!. Warto? 7,5 dnia wakacji! 😉

b) prowadzenie książki korespondencyjnej w formie elektronicznej

c) powtórne wykorzystanie koszulek foliowych,

d) przesyłanie zbiorczych przesyłek (np. do oddziałów) raz w tygodniu zamiast wysyłanie codziennie kurierem.

 

3.Transport.

Okazało się, że i tu można znaleźć sporo 1% usprawnień.

a) autobus pracowniczy

Okazuje się, że wiele firm wykorzystuje busy do transportu pracowników ze stacji metra i z powrotem. To kolejna oszczędność. Miejsca parkingowe kosztują firmy bardzo dużo pieniędzy.  50 osób które dojedzie busem to 50 miejsc parkingowych!  Oszczędzamy paliwo pracowników, ich czas (postoje w korkach) i finanse firmy, które trzeba byłoby wydać na miejsca parkingowe.

b) auto służbowe

Jedna z firm, która mieściła się poza dużym miastem miała jeden samochód służbowy na 5 osób. Codziennie inna osoba przywoziła a później rozwoziła pozostałą 4-kę do domów.  Jeden samochód to oszczędność paliwa i kosztów.

c) przesyłki

w dużych miastach korki są tak duże, że transport samochodem 5 km zajmuje czasem 1h! Zamiast korzystać z aut, przesyłki takie można czasami zlecać wozić transportem miejskim lub rowerami. Są ponoć kurierzy, którzy sami zamiast ze służbowych aut, przy rozwożeniu mniejszych paczek korzystają właśnie z autobusów, metra i tramwajów. Jest po prostu szybciej a dodatkowo taniej.

d) taksówki

Zamiast korzystać z kilku operatorów, wybrać jednego i dzięki temu mieć tańsze opłaty za kilometr.

 

4. Lokal dla pracownika.

Duże firmy a często i małe zamiast korzystać z miejsc w Hotelach wynajmują albo nawet kupują własne mieszkania. Gdy przyjeżdżają osoby z ich oddziałów nie trzeba więc szukać i płacić wygórowanych stawek obcym firmom i być zdanym na wygórowane cenniki hoteli w dużych miastach. Nocleg w Warszawie w hotelu kosztuje ok. 300 zł. Gdy przyjeżdża 10 osób w ciągu miesiąca to 3000 zł. Gdy wynajmiemy za tą samą kwotę mieszkanie 3 pokojowe z 3 łóżkami. To możemy za tą samą kwotę obsłużyć  nawet 90 osób (3*30 dni w miesiącu).

 

5. Szkolenia.

Zamiast robić wysokopłatnych szkoleń zewnętrzne. Można zatrudnić trenera na stałe, który będzie uczył nowych pracowników kultury firmy i wspierał ich rozwój.

 

6. Outsourcing prac specjalistycznych.
7. Korzystanie ze standardowych odpowiedzi.

Czas to pieniądz 😉  Często odpowiadamy na takie same pytania.  Warto przygotować sobie na nie „gotowce”, standardowe szablony i przechowywać je w jednym konkretnym katalogu.  Szablon powinien być jak najprostszy i najbardziej zrozumiały dla klienta. Jeżeli korespondent ponownie się dopytuje w danej sprawie to znaczy, że szablon trzeba poprawić.

Ważną 1% zmianą w takim szablonie jest przygotowanie miejsc newralgicznych, które trzeba za każdym razem zmienić. W szablonie miejsca te podkreślamy lub pogrubiamy.  Dzięki temu do Pana Jurka nie napiszemy Pani Jurku! 😉 To mała pomyłka, ale bardzo drażni odbiorcę.  Nikt nie lubi jak traktuje się go właśnie …szablonowo.  Uważajmy na to, żeby nie dać drugiej osobie tego odczuć! 😉

 

8. Zakupy.

Nie robimy zakupów do firm ad-hoc. Zakupy, też robimy zbiorowo. Czekamy aż się coś uzbiera i kupujemy np. raz na miesiąc. Wtedy informujemy wszystkich pracowników, że zamawiamy wszystko np. w ostatni piątek miesiąca.

 

9. Oddział, archiwum lub magazyn w mniejszej miejscowości.

Z reguły ceny za wynajem powierzchni magazynowej lub biurowej w mniejszych miasteczkach są dużo mniejsze. Mój znajomy ma siedzibę w Warszawie. Wynajął biuro i pracowników w jednym z miast na wschodzie Polski.  Nie dość, że jego koszty pracy stały się mniejsze to jeszcze cały proces rekrutacji i wynajmu lokalu zrealizował prze Skype’a.  To kolejne 1%  oszczędności.

 

10. Komunikacja przez Skype’a.

O ile jest możliwość to zamiast wyjeżdżać na rozmowy do oddziałów. Co można załatwiać przez komunikatory internetowe. Można wynająć nawet lokal oglądając go przez komórkę! Korzystajmy z 1% usprawnień.

Na razie wystarczy 😉 Oprócz podpowiedzi  proszę pamiętać o jeszcze jednym:

 

1% udoskonalenia najlepiej działają wspólnie.

Szukaj efektu kumulacji.

 

Za podpowiedzi  serdecznie dziękuję Paniom:  Bogumile Florek i Katarzynie Przemyskiej, oraz Panom  Arturowi Trzebińskiemu i mojemu koledze Maćkowi Pogockiemu.

Tyle na dziś.  Macie jeszcze jakieś pomysły? Będę wdzięczny za każdy nowy pomysł.