10 zasad Kaizen

Co wiesz o filozofii kaizen? Słyszałeś coś o niej? Jest szansa, że skoro jesteś tutaj na moim blogu to już kilka razy coś Ci się o ucho albo nawet o oba obiło. Od kilku lat jestem nią zafascynowany. Zaczęło się od przeczytania książki dr Maurera: „Filozofia Kaizen. Jak mały krok może zmienić całe życie”. Okazało się, że kaizen to nie tylko pomysły na ulepszenie produkcji i działania firm, ale to również zbiór reguł, które doskonale sprawdzają się również w życiu osobistym. Książkę przeczytałem z zapartym tchem. Później zauważyłem, że sam często też działam podobnie. Praktycznie każdy sukces, który przychodzi pojawia się dzięki zasadom kaizen. Okazuje się, że stałe reguły mają wielką magiczną moc. W prostocie siła. Dziś przedstawię zasady filozofii kaizen. Przeczytaj i sprawdź, czy u Ciebie też nie zadziałają. Definicja kaizen to dwa słowa KAI i ZEN w dokładnym tłumaczeniu oznaczają „Dobra Zmiana”.

Dziś w naszym języku ta polska nazwa jest odbierana co najmniej dwuznacznie i częściowo pejoratywnie. Ja definicję kaizen odbieram jako „zmianę na lepsze” poprzez ciągłe doskonalenie. Jak ktoś znajdzie inną (bardziej seksi) definicję to chętnie ją przygarnę.Zasady kaizen wywodzą się z zarządzania i produkcji. O dziwo fantastycznie mogą być również wykorzystywane również w życiu prywatnym i osobistym, ta metoda naprawdę działa. Sam jestem tego przykładem. Dzięki metodzie kazien napisałem książkę. Ty też możesz zrobić coś podobnego.Dziś zapoznam Was z najczęściej spotykanymi zasadami kaizen. Jest ich 10. Można zapamiętać. W Wikipedii ich dziś nie znalazłem ale wierz mi w literaturze to najpopularniejsza wersja. W praktyce będziecie pewnie spotykali się jeszcze z innymi sformowaniami. Wszystkie na pewno będą miały podobną charakterystykę.
Zasady Kaizen to:

  1. Problemy stwarzają możliwości.
  2. Pytaj 5 razy „Dlaczego?” (Metoda 5 why).
  3. Bierz pomysły od wszystkich.
  4. Myśl nad rozwiązaniami możliwymi do wdrożenia.
  5. Odrzucaj ustalony stan rzeczy.
  6. Wymówki, że czegoś się nie da zrobić, są zbędne.
  7. Wybieraj proste rozwiązania, nie czekając na te idealne.
  8. Użyj sprytu zamiast pieniędzy.
  9. Pomyłki koryguj na bieżąco.
  10. Ulepszanie nie ma końca.

Fundacja Lean Education, która bezpłatnie uczy w polskich szkołach jak optymalizować procesy i wykorzystywać kaizen w zarządzaniu przedsiębiorstw, w swoich materiałach dla młodzieży te 10 zasad opisała trochę inaczej. Może nawet bardziej po ludzku. Sprawdź jak Tobie się podobają:

  1. Porzuć stare zasady myślenia i działania – szukaj nowych!
  2. Myśl o sposobach by pierwsze stało się możliwe.
  3. Nie rób wyjątków!
  4. Szukaj najprostszego rozwiązania, nie najlepszego.
  5. Naprawiaj błędy od ręki.
  6. Używaj rozumu a nie portfela.
  7. Widzisz problemy? Masz możliwości!
  8. Szukaj źródła problemu.
  9. Szukaj pomysłów angażując innych.
  10. Doskonalenie nie ma końca.

W jednym i drugim zestawie sens zasad kaizen zostaje ten sam. Jak widzisz to nie jest żadna tajemna wiedza. To nie jest ponowne odkrywanie koła?. Nikt już nie zostanie wynalazcą koła. Już jest. Mądrością jest korzystać z niego wtedy, gdy jest taka potrzeba. Z tymi zasadami jest podobnie. O czym one mówią:

1.Problemy stwarzają możliwości.

Kurcze trochę przewrotne, prawda? Tak, ale właśnie to jest metoda. Nie ma sytuacji bez wyjścia. Każdy z nas bywał w sytuacjach ciężkich, trudnych, które wydawały się być nie do przezwyciężania. Część z Was na pewno, z perspektywy czasu, uważa te trudne chwile za początek czegoś, co później okazało się szczęśliwe i pożyteczne. Ta zasada właśnie o tym mówi. Nie użalaj się nad sobą. Po prostu zastanów się co ta sytuacja może Ci dać. Jakich umiejętności i doświadczeń możesz się dzięki niej nauczyć. Gdy będzie Ci ciężko, weź sobie kartkę papieru i napisz co dzięki obecnej sytuacji możesz zyskać w przyszłości. Nie dostałeś ciekawej pracy? hmmm… to może się zmobilizujesz i nauczysz lepiej języka? Może nauczysz się nowej umiejętności? Może założysz sam swój biznes? A może w innej pracy znajdziesz ciekawą osobę? Może też dostaniesz nowe wyzwania tu i teraz? A może zmobilizujesz się do napisania jeszcze lepszego CV? Nie ma sytuacji bez wyjścia. Ponoć w kulturze japońskiej brak problemów to brak możliwości rozwoju. Widzisz problemy. Super. Dzięki temu możesz się rozwijać. Masz możliwości. Przewrotne? Najczęściej rozwijamy się wtedy, gdy najbardziej jesteśmy to tego zmuszeni przez otoczenie. Chcesz sam znaleźć przykład działania tej kaizenowej zasady? Poszukaj u siebie. Miałeś taką kryzysową sytuację, która wydawała się beznadziejna, a z perspektywy czasu okazała się dla Ciebie czymś pozytywnym? Od czasu do czasu robię sobie ćwiczenie. Zadaję sobie 1 pytanie i szukam na nie 10 odpowiedzi. Co dobrego może mnie nauczyć sytuacja, w której jestem? Przetestuj. Polecam.

2.Pytaj 5 razy „Dlaczego?” (Metoda 5 why).

Zasada „5 razy dlaczego” to metoda docierania do tego, co często jest zakopane i czego nie widzimy. Widzimy chwast, który już się pojawił i nasze plony, ale nie widzimy skąd się on wziął? Jakim cudem pojawił się na naszym polu. Właśnie dopytując się i wgłębiając w istotę problemu docieramy do jego sedna. Chwast mógł się pojawić nie tylko dlatego, że wiatr przywiał zarodki, ale dlatego, że ktoś chciał zaoszczędzić na środkach zapobiegających ich rozrost przez co, zamiast bogatych plonów są tylko kiepskie i zamiast zysków są straty. Takie podejście do sprawdzenia, gdzie leży przyczyna często daje proste i skuteczne rozwiązania. Ta metoda sprawdza się nie tylko w życiu, ale również w fabrykach a nawet w tworzeniu innowacyjnych rozwiązań realizowanych metodą Design Thinking.

Przykład?
1.Dlaczego mam mało klientów?

Bo nie mam czasu na ich zdobywanie
2. Dlaczego nie mam czasu na ich zdobywanie?

Bo zajmuję się bieżącymi sprawami?

3.Dlaczego się zajmuję tylko bieżącymi sprawami?

Bo pracuję w chaosie. Dzwoni na raz kilku klientów i przeszkadzają mi w pracy?
4. Dlaczego klienci mi przeszkadzają w pracy?

Bo nie mam uporządkowanego dnia pracy.
5. Dlaczego nie mam uporządkowanego dnia pracy?

Bo zawsze się dopasowuję do innych a nie innych do siebie.

Jaki z tego wniosek? Może warto przygotować własny system pracy, uprzedzić Klientów o tym systemie, i znaleźć czas nie tylko na ich obsługę, ale również na ich pozyskiwanie. Klient prawdopodobnie widząc poukładaną pracę i określony system działania też będzie się czuł bezpieczniej i chętniej będzie polecał usługi firmy, która pracuje w sposób uporządkowany.

Szukaj źródła problemu. Warto.

Kolejna zasada kaizen to:

3. Bierz pomysły od wszystkich.

Kaizen pochodzi z czasów II wojny światowej z USA. Brak wysokiej klasy ekspertów specjalizujących się w produkcji broni i potrzeba szybkiego unowocześniania sprzętu bojowego wymusiło na dowódcach posiłkowaniem się wiedzą pracowników niższego szczebla. Wprowadzono system skrzynek na listy od pracowników. Każdy szeregowy robotnik zachęcany był do myślenia nad modyfikacjami swojej pracy. Jeżeli znalazł pomysł na coś, co można było ulepszyć opisywał go i wkładał do skrzynki z pomysłami. Proste? Proste! Co więcej – to działało i działa do dziś. Dzięki temu zabiegowi pod koniec wojny sprzęt wojskowy produkowany w Ameryce był zdecydowanie lepszy niż kilka lat wcześniej. Lubię przykład z bombowcem B-17. Często ulegał dziwnym katastrofom. Często zdarzały się już na końcu lotu, przy samym lądowaniu. Okazało się, że dwie dźwignie do obsługi lądowania, znajdowały się zaraz obok siebie i były identyczne. Jedna była do wysuwania kół, druga do hamowania. Zdenerwowani piloci po kilku a nawet kilkunastogodzinnych lotach mylili te dwa przełączniki. Odwrotnie niż zakładały procedury najpierw hamowali, a dopiero potem próbowali wysunąć podwozie. Samolot bez przygotowanych do lądowania kół rozbijał się o ziemię. Wystarczyło zmienić kolor gałek dźwigni a wypadki znacząco spadły. Ten system wprowadzono później w Japonii. W firmie Toyota co roku pracownicy zgłaszają 1,5 miliona takich wniosków, z czego aż 95% jest wprowadzana w życie! Japońskie firmy dążą do doskonałości poprzez ciągły rozwój, krok po kroku ulepszając wszystkie obszary działalności. Pomysły brane są od wszystkich.

Szukaj pomysłów angażując innych. Zdejmij czapkę najmądrzejszego i pytaj!

4. Myśl nad rozwiązaniami możliwymi do wdrożenia.

To kolejna banalna acz bardzo mądra zasada. Nie szukaj czegoś co jest trudne i skomplikowane. Ulepszaj już. Z tego co masz. Tak jak bombowcu B-17. Na początku wystarczyło, że na jednej gałce jeden ze sprytniejszych pilotów zamontował kolorową gumkę. Nie czekał na wprowadzenie ulepszeń przez technologów. Sam rozwiązał to co dawało mu większy komfort pracy. Pomysł był tak prosty, że zaczęli go kopiować inni a wkrótce zaczęto gałki po prostu malować.

5.Odrzucaj ustalony stan rzeczy.

Nie ma rzeczy idealnych, zawsze coś można poprawić lub zmodyfikować. Cała historia wynalazków jest związana właśnie z odrzucaniem tego co już było. Każda nowa usługa, produkt wymyślany jest przez ludzi, którzy mają odwagę powiedzieć, że to już teraz można i należy zmienić. Ponoć Nelson Mandela powiedział bardzo mądre zdanie, które jest teraz często powtarzane: „wszystko wydaje się niemożliwe, aż ktoś przyjdzie i to zrobi.” – To chyba ta sama zasada, prawda?

Jak wykorzystać tą zasadę kaizen w praktyce? Szukaj większej perspektywy? Szukaj Klientów lub pomysłów tam, gdzie jeszcze ich nie szukałeś. Tomasz Szczęsny w książce „Strategia 2 w 1” szuka pomysłów na to, żeby połączyć wodę do picia z przedmiotami, z którymi się styka. To może być butelka, termos, stojak, zakrętka, filtr, lekarstwa, pólka sklepowa. kasa, dzbanek. Teraz wystarczy połączyć wodę z tymi przedmiotami i ….mamy gotowe nowe produkty do sprzedaży. Np. Samopodgrzewająca się butelka, woda z witaminami, butelka z filtrem, termos, który sam się podgrzewa. itp. Może u siebie też możesz połączyć twoje produkty lub usługi w taki sposób, by sprzedać je w inny sposób niż dotychczas?

Porzuć stare zasady myślenia i działania – szukaj nowych!

6.Wymówki, że czegoś się nie da zrobić, są zbędne.

Ile razy mówisz sobie, że coś jest za trudne, że tego się nie da? Ile razy widziałeś, że ktoś z boku nie miał takich hamulców i zrobił to o czym myślałeś, że się nie da. Plułeś sobie wtedy w brodę? Kurcze, przecież to był mój pomysł, ja też tak mogłem. A może mówiłeś, że On miał więcej szczęścia i miał na pewno łatwiej? Naprawdę? Może tak, a może nie. Jednak jeżeli uwierzyłeś swoim wymówkom to trudno. Ty na pewno tego nie zrobisz. Za to ktoś, kto ma więcej determinacji zrobi to. Tylko to Ty będziesz mu później zazdrościł. Zastanawiałeś się, jak to się stało, że Marek Kamiński i Jaś Mela zdobyli biegun? Ciekawe kto mógłby mieć więcej wymówek, żeby nie iść na biegun? Ty czy chłopak po wypadku, bez ręki i nogi? Zamiast narzekać, działaj. Niejaki Michael Jordan powiedział: „Przeszkody nie powinny Cię zatrzymać; jeśli uderzysz w ścianę to nie odwracaj się zrezygnowany, znajdź sposób, żeby się wspiąć, obejść lub przebić.”

7.Wybieraj proste rozwiązania, nie czekając na te idealne.

Kilka zasad wydaje mi się podobnych i zazębiających się. Myślę, że są tylko po to, żeby jeszcze bardziej pokazać prostotę działania. Rozwiązanie z gałką w samolocie jest jednym z przykładów. Za chwilę jeszcze opiszę ją w punkcie 9. Robienie idealnych rzeczy jest fantastyczne. Każdy chciałby od razu zrobić coś, co przyniesie mu sławę, chwałę, pieniądze i podziwiającą go za to piękną królewnę. Tylko nikt jeszcze tego nie zrobił w ten sposób. Uczenie się, to robienie rzeczy nieidealnych. Tylko doświadczenie, eksperymentowanie i próbowanie pozwala na osiąganie lepszych rezultatów.

8.Użyj sprytu zamiast pieniędzy.

To jedna z moich ulubionych zasad. To częsta pułapka w wielu głowach. „Gdybym miał więcej pieniędzy to znalazłbym rozwiązanie i było by po kłopocie”. Bywa, że niektórzy wmawiając sobie taką mantrę uznają ją za najlepszą wymówkę do braku zaangażowania. A wymówka jak to wymówka; gdy padnie na dobry grunt to zawsze działa! Kaizen mówi jednak, że spryt jest dużo ważniejszy od pieniędzy. W tej chwili jest mnóstwo możliwości. W tej chwili każdy ma Internet. Nie znając jakiegoś tematu, wystarczy poszukać w Internecie a znajdziesz odpowiedź. „Gdybym miał pieniądze to pojechałbym na drogie szkolenie i bym się nauczył tego czego potrzebuję”. Wydałbyś pieniądze i … nauczyłbyś się albo nie. Może znalazłbyś kolejną wymówkę. Zawsze jednak możesz się popytać znajomych, jak oni rozwiązali podobny problem, znaleźć grupę dyskusyjną na FB ludzi, którzy działają w Twojej branży, lub posłuchać ekspertów na youtubie, albo popytać się pracowników jak to można rozwiązać (oni też mają swoją mądrość i zupełnie inną perspektywę niż Ty). Wiedza jest wszędzie. Spróbuj sobie zadawać pytanie, jak mogę rozwiązać problem bez pieniędzy? To naprawdę fajna łamigłówka. Przy okazji buduje Twoją zaradność.Guru zarządzania poprzez metodę Lean i filozofii kaizen Masaaki Imai powiedział:

Nie sztuką jest sprawne zarządzanie, gdy ma się olbrzymie zasoby finansowe, zasoby fantastycznych doświadczonych ekspertów i świetnych pracowników. Sztuką jest odnieść sukces, gdy nie ma się nic.

9. Pomyłki koryguj na bieżąco.

Zaczynając swoją fascynację kaizen wydawało mi się, że to metoda, dla ludzi spokojnych, rozważnych i konsekwentnych. Ten punkt pokazuje, że jeszcze dynamicznych i mądrych. Zarządzanie poprzez kaizen to spryt i aktywność. Czy to Lean czy S5 czy TPS czy Agile (obszary, w których wykorzystywane jest kaizen w przedsiębiorstwach). Wszędzie ważne jest to, żeby wprowadzać małe zmiany. Sprawdzać je i natychmiast korygować. Sam mam z tym czasami kłopot. Zanim coś zrobię, chciałbym, żeby było już idealne i bardzo dobre. Kurcze… okazuje się, że NIE! Nie zawsze wszystko musi być idealne. Uczymy się robiąc rzeczy nieidealne. To jedyny efektywny sposób do nauki. Pozwól sobie i swoim pracownikom na robienie rzeczy nieidealnych.

Kilka dni temu byłem na spotkaniu dotyczącym metody Lean StartUp. Pokazuje ona, jak tworzyć nowy biznes, który rzeczywiście ma szanse na zaistnienie. Jednym z kluczy do sukcesu jest ciągłe robienie małych testów i eksperymentowanie. Zanim coś wyprodukujesz ostateczny produkt, pytaj ludzi i sprawdzaj czy rynek tego chce? Co z tego, że zainwestujesz czas i pieniądze, skoro nikt nie będzie potrzebował Twojego produktu. Co z tego, że wyprodukujesz kalosze do biegania z najlepszych materiałów wodoodpornych, skoro biegacze wolą lekkie półbuty, które szybko schną? W Toyocie działa system: PDCA – PLAN DO CHECK ACT. To jedna z najbardziej opłacalnych zasad. Rób małe błędy, żeby uniknąć dużych. Rób nieidealne prototypy, rób niedoskonałe usługi i sprawdzaj czy ktoś to chce i czy komuś dają jakąś wartość? Czy komuś pomagają rozwiązać jakiś jego albo (TOBIE TWÓJ) problem?

Zarządzanie poprzez małe kroki to nic innego, jak zapobieganie dużym porażkom.

10. Ulepszanie nie ma końca.

Przeszliśmy już 9 zasad. Uff, już cieszyliśmy się, że meta blisko. Zyskałeś wiedzę. Nauczyłeś się kilku nowych umiejętności. Odkryłeś, że w tych prostych zasadach jest naprawdę dużo mądrości. Już końcówka, zaraz powinna być meta, medal i odpoczynek. Hmmmm. Kicha! Niespodzianka! Nie ma końca! Nie ma odpoczynku! Nie ma wakacji na Szeszelach! Zabolało? OK, może nie aż tak drastycznie. Masz 5 minut! Naciesz się, że się czegoś nauczyłeś, zrobiłeś coś nowego, przeczytałeś ciekawy artykuł. Zrobiłeś coś dla siebie i swojego rozwoju. Brawo! Gratulacje. Naprawdę należą Ci się chwile chwały. Za chwilę trzeba jednak ruszać w dalszą podróż ulepszania siebie i procesów efektywnej pracy. Kaizen to droga konsekwencji i myślenia długofalowego. Ulepszyłem jedno to już myślę nad kolejnym krokiem. Małymi krokami ulepszam – cieszę się, że odniosłem sukces i – pracuję nad kolejnym sukcesem. Kaizen to plasterki małych sukcesów. Tu wieczne leżenie na plaży w Acapulco Ci nie grozi (ewentualnie od czasu do czasu;)). Nudy nie będzie.

To filozofia a nie metoda. Sam do kaizen podchodzę do niej z czułością ale nie uważam za coś rygorystycznego. Te zasady to bardziej ramy, w których możemy się poruszać. Dla mnie filozofia kaizen polega na kilku zasadach:

  1. Krojeniu marzeń na plasterki, czym mniejsze plasterki tym mniejszy strach w ich pokonywaniu. Małe plasterki to zaś małe zwycięstwa. Małe sukcesy to zaś radość, endorfiny i paliwo w pokonywaniu następnych kroków.
  2. Ciągłej pracy i determinacji w osiągnięciu celu.
  3. Korzystaniu z tego co mamy w tej chwili. Na wykorzystywaniu umiejętności, doświadczeń własnych ale także i ludzi którymi się otaczamy. Na korzystaniu ze sprytu i nadarzających się okazji.
  4. Robieniu małych błędów w celu unikania dużych.
  5. Odwadze w kreowaniu nowych, prostych ale też i nieszablonowych rozwiązań.

Małe działania są proste i łatwe. Ich przykłady masz wszędzie dookoła. Małe zmiany są też po prostu bezpieczne. Dzięki nim trudniej o spektakularne porażki. Małe łatwo skorygować. Duże jest kosztowne, czasochłonne i ryzykowne.

Czy zasady i przykłady kaizen Ciebie przekonały? Mam nadzieję, że tak.

Niech kaizen będzie Tobą. Bez stresu do sukcesu.

Powodzenia!