8 sposobów jak znaleźć ukryte zyski w Twojej firmie?

Pewnie nie raz zastanowiłeś się co możesz usprawnić w swojej pracy w biurze. W codziennej zabieganej pracy często tych usprawnień nawet nie zauważamy. Biegamy od jednego zajęcia do drugiego i nie skupiamy się na małych usprawnieniach. Wielu przedsiębiorców myśli o zmianach ale tylko tych spektakularnych – wielkich.

Kaizen i Lean podpowiadają o kilku rodzajach oszczędności, które możemy znaleźć dość łatwo i …przy bardzo niskich nakładach.

Ważna jest sama świadomość naszych wąskich gardeł i hamulców, które nas spowalniają.

Uznaje się, że w biurze jest aż:

8 RODZAJÓW MARNOTRAWSTWA.

Japończycy nazywają takie marnotrawstwa MUDĄ. W Polsce też masz je u siebie. W większej lub mniejszej formie występują w każdej firmie.

Warto się nim przyjrzeć. Sprawdź,  które  harcują  w Twoim biurze. Poszukaj. Warto.  Mają One bardzo ważną drugą stronę medalu, jak ich się pozbędziesz to będą to wyłącznie TWOJE ZYSKI. I mogą być one warte dużo więcej niż przypuszczasz. Oto one:

1) NADPRODUKCJA

Nadprodukcja? Brzmi trochę niedorzecznie, prawda? Czy można za dużo pracować? Jak można robić za dużo w biurze? A jednak. Zobaczmy co może ona oznaczać:

–  nadmierną ilość spotkań,

– zapraszanie na spotkania niepotrzebnych osób, które nic nie wnoszą (nie znają tematu, trzeba im wszystko tłumaczyć, albo w ogóle ich temat nie dotyczy)

– nadmierną dokumentację,

– nadmierną ilość osób w korespondencji,

– tworzenie zbędnych materiałów, niepotrzebny druk,

-pisanie maili – referatów, zamiast porozumiewanie się telefoniczne

– drukowanie zbędnych dokumentów,

– tworzenie dokumentów, których nikt nie potrzebuje,

– udowadnianie w mailu winy innego pracownika, zamiast zajmowanie się rozwiązaniem problemu.

2) ZBĘDNE ZAPASY

to kolejny rodzaj marnotrawstwa w biurze. Należą do nich takie elementy, jak gromadzenie niepotrzebnych dokumentów czy wąskie gardła podczas oczekiwania na podpisy.

3) BŁĘDY

Trzecim elementem mogą być BŁĘDY wynikające z roztargnienia, zmęczenia lub po prostu nieuwagi: to braki w dokumentach, zagubienie dokumentów, błędne informacje w raportach i dokumentach.

4) CZAS

Czwarte marnotrawstwo to CZAS. Czy czekasz na coś w firmie? Pewnie nie raz. Ile razy dziennie czekasz, bo nie masz jakiś materiałów? To czekanie na decyzje, podpisy, instrukcje.

5) NADJAKOŚĆ

to kolejny nasz spowalniacz. To nadmierne procesowanie. Czy nie ma tak, że pracownicy zamiast zajmować się twórczymi procesami zajmują się odtwórczym wprowadzaniem tych samych danych do komputera?  Jak często wypełniasz po 5 razy rubryki, które są już powtórzone wcześniej? W jednej z firm 2 pracownice robiły co miesiąc 2 dni raport dla szefa. Robiły to cyklicznie przez kilka lat. Okazało się, że szef czytał tylko kilka rubryk. Po sprawdzeniu informacji czego rzeczywiście potrzebuje właściciel firmy okazało się, że  przygotowanie raportu skróciło się do 1 godziny! Jeżeli przygotowujesz w pracy raporty to warto zapytać jakie dane są rzeczywiście potrzebne. Może część z nich jest zupełnie zbędna.  NADJAKOŚĆ to też:

-stosowanie się do procedur, które nie przynoszą żadnej wartości,

– używanie dokumentów, które muszą być zatwierdzone przez kilka osób a nikt ich nie czyta.

– wykonywanie dodatkowych kopii lub ponowne wprowadzanie tych samych danych.

6) TRANSPORT

Szóste marnotrawstwo to ZBĘDNY TRANSPORT. Mnie kojarzy się z ergonomią pracy. W dużych firmach, które mają kilka oddziałów pewnie wielokrotnie dokumenty wędrują po różnych oddziałach. Działy ściśle z sobą współpracujące są często oddalone od siebie, na różnych piętrach lub w różnych miejscach miasta.

7) ZBĘDNE RUCHY

– przyznaj się, ile minut dziennie czegoś szukasz w biurze lub w domu. Ile minut dziennie szukasz ważnych dokumentów w komputerze, ile razy dziennie szukasz dokumentów w segregatorach, w których ich nigdy nie było, a może korzystasz z nikomu niepotrzebnych pieczątek, wykonujesz kopie niepotrzebnych dokumentów, które zamiast porządku tworzą chaos i bałagan.

8) POTENCJAŁ

Ostatnim hamulcem w rozwoju firmy jest NIEWYKORZYSTANY POTENCJAŁ. Pewnie, gdy zastanowisz się chwilkę, znajdziesz go w większym lub mniejszym stopniu u siebie. Zwróć uwagę czy pytasz swoich podwładnych o rozwiązania i opinie. Nie słuchając ich pozbawiamy siebie wielkiej wiedzy. Nikt nie jest nieomylny. Zmiana perspektywy oznacza bardzo wiele. David Brailsford twórca metody marginalnych zysków, uznał, że jednym  z ważniejszych punktów powodzenia wprowadzania zmian jest zasada dotycząca szefa i brzmi Ona: „ściągnij swoją koronę”. Szef to nie jest osoba, która ma rządzić; szef to osoba, która ma wizję i sprawia, że jego zespół wykorzystuje swój najbardziej skrywany potencjał. Ludzie lubią być doceniani i zauważani. Warto z nich skorzystać.

Tyle o marnotrawstwach. Wystarczy? Całkiem sporo, prawda? Zrób ich listę i sprawdź co możesz poprawić u siebie. Poszukaj swoich hamulców, których zapewne czasami nie widzisz. W twojej pracy jest mnóstwo 1% usprawnień, które możesz wprowadzić u siebie w firmie.

Eliminowanie strat to nic innego jak Twoje zyski!

No i tyle na dziś.