Jak pracować w zespołach, gdy koronawirus zmienia świat?

Większość firm w ekspresowym tempie uczy się, jak pracować i zarządzać firmami z home-office. W wyniku pandemii, z dnia na dzień zmienił się sposób pracy i zarządzania zespołem. Jak efektywnie pracować w nowych warunkach, gdy cała rodzina przebywa w tym czasie w domu? Jak pracować gdy w domu, pies szczeka, sąsiad głośno ogląda serial, a dzieciak podbiega do Taty lub Mamy i woła „mamo, a Kasia mnie zaczepia i przedrzeźnia”. Jak pracować w warunkach partyzancko-polowo-domowych i dodatkowo pracować efektywnie?

Prawdopodobnie wielu z Was przydałoby się nabycie w przyspieszonym tempie nowych umiejętności organizacji pracy i komunikacji, szczególnie z wykorzystaniem nowoczesnych systemów i aplikacji informatycznych. Na szczęście są już firmy, które już od kilku lat pracują zdalnie.

Możemy się uczyć z ich doświadczeń. Poniżej kilka ciekawych podpowiedzi, jak pracować efektywnie w zespołach, które wewnętrznie kooperują w zdalnym trybie pracy, pomimo lokalizacyjnego rozsiania po różnych miejscach naszego globu.

Oto kilka z nich:

1. Przygotuj kartę komunikacji.

Karta komunikacji to zbiór zasad dzięki, którym pracujemy zwięźlej, szybciej i efektywniej. Pozwala uniknąć pułapek zbyt długich wypowiedzi, sprzyja atmosferze spokoju w otoczeniu oraz pozwala na większą dyscyplinę spotkań.

Co powinna zawierać taka karta:

• Zasady ograniczenia hałasu w tle (np. podczas spotkania online domownicy proszeni są o wyciszenie telewizorów, telefonów, ewentualnie inni domownicy wychodzą z psem na spacer).
• Sposób wypowiedzi – dbamy o to, by inni wyraźnie nas rozumieli. Zasada braku dominacji w rozmowie – rozmowę prowadzi moderator. Zasada uważnego słuchania – wyłącznie moderator może przerwać wypowiedzi. Zasada limitu czasowego na wypowiedź.
• Wybór środków komunikacji w zależności od problemu. Karta powinna zawierać wytyczne kiedy stosować odpowiedni rodzaj komunikacji: e-mail, telefon, wideokonferencje, udostępnianie lub wspólne tworzenie dokumentu.
• Obowiązek przygotowania przez uczestnika rozmowy własnej checklisty, dotyczącej tematów, które chce poruszyć. O tym czy zostaną one omówione decyduje moderator (będzie o nim za chwilę).

2. Ustal rytm spotkań. 

Prawdopodobnie wszyscy członkowie zespołu pracują teraz osobno. Trudno oderwać się od normalnych rytmów rodzinnych do życia stricte zawodowego. Jeszcze trudniej jest, gdy nie ma ustalonych ram pracy. Ważnym elementem jest więc tutaj dyscyplina w tworzeniu i egzekwowaniu rytmów w wirtualnej pracy zespołowej.

Ustal harmonogram spotkań, najlepiej regularnie każdego dnia pracy i o tej samej porze.

3. Ustal cele i przygotuj agendę.

Przed spotkaniem ustal swój cel i wyślij uczestnikom agendę. Nikt nie lubi być zaskakiwany. Mając agendę uczestnicy mogą się bardziej rzeczowo przygotować do spotkania i udzielać bardziej merytorycznych wypowiedzi. Mogą się sami do nich wcześniej przygotować. Warto do agendy dodać jakie narzędzia i dokumenty będą potrzebne podczas spotkania, żeby nikt nie musiał ich szukać w trakcie. Dobre przygotowanie skraca czas i podnosi efektywność.

4. Ustal role na spotkaniu.

Żeby spotkanie przebiegało sprawnie, ważne jest wyznaczenie przynajmniej dwóch osób do określonych ról.

Pierwsza rola to osoba merytoryczna. Osoba, która ma „sprawę do załatwienia”. To osoba, której celem jest osiągnięcie jakiegoś konkretnego wyniku przy wykorzystaniu zasobów zespołu.

Druga rola to moderator spotkania. Osoba, która porządkuje inne osoby i sprawia, że spotkanie nie przebiega w anarchii i niepotrzebnych wymianach zdań dotyczących tematów nie związanych z tematem agendy. Moderator spotkania odpowiedzialny jest za powstrzymywanie ewentualnego chaosu, trzymanie się planu i celu spotkania oraz za zapisywanie istotnych treści, które podsumowuje i wysyła uczestnikom po jego zakończeniu.

5. Wyjaśnij zadania i procesy. Uprość wszystko tak bardzo, jak się da.

Pamiętaj, że zmiana organizacji pracy musi trwać. Stare nawyki są mocno zakorzenione. Nowe dopiero się tworzą. W przypadku zespołów wirtualnych koordynacja jest z natury większym wyzwaniem.

Cele są ważne ale wypadku pracy rozproszonej istotne jest również projektowanie zadań i procesów.

Uprość pracę tak bardzo jak się da. Najlepiej zadania przypisuj dwu lub trzyosobowym zespołom.

Upewnij się, że istnieje jasność co do procesu pracy, ze szczegółowym określeniem, kto i co robi.

Następnie okresowo wykonuj „przeglądy po działaniu”, aby ocenić, jak się sprawy mają.

6. Stwórz wirtualną tablicę postępów.

 Gdy zespoły pracują zdalnie, śledzenie zaangażowania pracy zespołów jest z natury trudniejsze. Nie można na bieżąco obserwować pracowników i nie ma łatwego sposobu na ich obserwację.  Warto stworzyć „tablicę postępów” dostępną dla każdego członka zespołu. To będzie centrum współpracy.

Warto jednak pamiętać, że istnieje bardzo cienka granica między śledzeniem postępów a demotywującym nadzorem.

Tablica postępów może zawierać listę celów i zadań i aktualne zaawansowanie procesu i informację, informację kto potrzebuje oraz w jakiej formie pomocy, ewentualnie kto ma wolne moce przerobowe i ma możliwość odciążenia innej osoby.

 7. Angażuj.

Dobry lider to nie ten co pracuje za trzech. Ważne jest żeby dawał dobry przykład i pozwalał błyszczeć również swoim podwładnym. Pamiętaj, żeby podczas pracy online ważne jest również to, by angażować innych do zadań. Pamiętaj, by pracownik czuł się częścią zespołu i był istotnym elementem, który go wzmacnia. Gdy nie będzie osobiście zaangażowany, będzie mniej mu zleżało na efektach zespołu.

8. Wspieraj wspólne przywództwo.

Znajdź sposoby na przyciągnięcie członków zespołu do osiągania celów. Wspólne przywództwo wzmacnia zaangażowanie. Zdefiniuj rezultaty. Znajdź sposoby angażowania innych w kierowanie zespołem.

Przykłady:

– przypisz odpowiedzialność za projekty specjalne, np. poprzez wymianę najlepszych praktyk.

– zachęcaj członków zespołu do trenowania innych w swoich dziedzinach wiedzy;

– wyznacz ich jako mentorów do pomocy nowym członkom zespołu;

Dzieląc się przywództwem, nie tylko zwiększysz zaangażowanie, ale także zdejmiesz część ciężarów ze swoich ramion.

 9. Nie zapomnij o pracy bezpośredniej (1:1).

Indywidualne relacje są podstawową częścią działania każdego zespołu. Wzmacniaj pracę bezpośrednią (np. poprzez indywidualną rozmowę skype). Zachęcaj do indywidulanych spotkań. Dzięki nim wzmacniasz więzi, pokazujesz zainteresowanie i zwiększasz motywację. Ludzie lubią być ważni i zauważani. Często jest to ważniejsze od każdej innej gratyfikacji. Pamiętaj o tym.

 

To tyle. Uzbierało się 9 punktów. Całkiem sporo.

 

Masz jakieś własne sprawdzone metody działania w zespole online?  Skomentuj proszę.

PS. Jeżeli byłbyś zainteresowany konsultacjami z tematu: JAK PRACOWAĆ ONLINE?  –  NAPISZ DO MNIE LUB ZADZWOŃ:  biuro@tomasz-miler.pl, 664707757