Co to są Kej-Pi-Aje (KPI)?

Co to są KPI i dlaczego ich potrzebujemy?

Znasz taki termin jak „KejPiAj”? Znasz, bo znajomi o tym czasami rozmawiają, czy znasz bo je stosujesz? Może się zastanawiasz, co to za dziwny  angielsko brzmiący slang? Obrażają Ciebie czy może przechwalają się znajomością obcych sków?;)  A może jeszcze  o „KejPiAja”-ach  jeszcze nie słyszałeś?

Warto to nadrobić? To faktycznie ważne słowo, które często się w rozmowach biznesowych pojawia. Ciężko odnieść jakiś sukces gdy nie masz celu i nie możesz go mierzyć.

Bez celu i miar owszem możemy iść przed siebie. Tyle, że to droga na boso, po labiryncie pełnym szyszek i w kompletnej mgle. Niby posuwamy się do przodu, jesteśmy wykończeni drogą, którą pokonujemy od 3 tygodni, a nagle okazuje się,  że chodzimy ciągle w kółko. Ból poranionych od szyszek stóp i zmęczenie idzie na marne.  Czy tego chcemy?

Żeby zapobiec takim nieprzyjemnym odczuciom wymyślono bardzo mądrą i praktyczną rzecz – wskaźniki efektywności –  Key Performacne Indicators – w skrócie KPI ( czyt. Kej-Pi-Aj).

Dzięki nim sprawdzisz czy tylko udajesz, że się rozwijasz czy faktycznie idziesz w dobrym kierunku.

KPI w koszykówce

Oglądasz czasami mecze koszykówki? Zobacz jak po każdym meczu oceniany jest zawodnik. Kiedyś oceniano zawodnika poprzez subiektywną ocenę jego gry. Zdobył dużo punktów to znaczy, że zagrał świetny mecz. Nie zdobył, to pewnie był kiepski. Dziś oglądając  grę koszykarza patrzy się nie tylko na jej efektowność ale też efektywność.  Wiemy, że Michael Jordan  to jeden z najwybitniejszych koszykarzy wszechczasów.  Dziś jednak trudno byłoby się do niego porównać bez statystyk. Jego każdy krok śledzony był przez obserwatorów i był notowany w statystykach. Właśnie dzięki nim możemy go porównać do obecnej gwiazdy koszykówki LeBrona Jamesa.

Zobacz jak wygląda porównanie obu zawodników i ich występów w finałach NBA:

Michael – wygrał 6 finałów, LeBron James w wygrał tylko 3, 5 przegrał. Za to uczestniczył aż w 8 pojedynkach o tytuł najlepszej drużyny NBA.  Kto jest więc lepszy?

  • Średnia ilość minut na parkiecie 43 min do 42,7 min dla Michaela (KPI – minuty)
  • Średnia ilość punktów 33,6 do 27,7 na mecz dla Michaela (KPI – ilość punktów)
  • Średnia ilość zbiórek to już lepsze statystyki Lebrona : 10,1 do 6 -iu. (KPI – zbiórki)
  • Średnia liczba asyst to 7,9 do 5,9 dla LeBrona (KPI – asysty)
  • Średnia liczba strat piłki na mecz to 3,9 do 2,8 dla LeBrona (KPI – straty  piłki)
  • Średnia liczna przechwytów minimalnie ale też 1,8 do 1,7 dla LeBrona Jamesa. (KPI – przechwyty)

Zobacz jak wiele czynników  wskaźników efektywności (KPI) jest tu sprawdzanych: minuty na boisku, punkty, zbiórki, asysty, straty , przechwyty.  Obaj są wyśmienici.  A kto jest lepszy? Z 6 wskaźników w 4 lepszy jest LeBron James, a tylko w dwóch  Michael Jordan. Ciekawe prawda?

Jedni nadal mogą ze lepszego uważać Jordana, drudzy Jamesa.  Ocena prawdopodobnie nadal będzie jednak indywidualna i subiektywna. Mając wskaźniki możemy nie tylko ich porównać, ale też zmierzyć ich osiągnięcia. Dopiero oceniając konkretne parametry możemy obiektywnie ocenić kto jest lepszy i to też tylko w poszczególnych elementach. Konkretna ocena to konkretne liczby, które mogą być osiągane w maksymalnie zbliżonych warunkach.

KPI w życiu

Podobnie możemy robić też w życiu. Tyle, że przeciwnikiem lub partnerem produktywność może nie być tu ktoś obcy ale TY sam lub TWOJA Firma. Liczby nie są subiektywne. Są konkretne. To ich wielka siła. Właśnie po to warto znaleźć właściwe wskaźniki dzięki którym uzyskamy konkretne cyfry i będziesz mógł  porównywać swoje osiągnięcia i sprawdzać czy jesteś lepszy czy gorszy niż miesiąc bądź rok temu.

Dla tych co mają żyłkę rywalizacji to na pewno wspaniała zabawa.

Po co więc takie statystki i wskaźniki? Oto parę zalet cyfr, danych i faktów:

  • żeby dostrzec postępy wykonanej pracy (własnej, bądź pracownika),
  • żeby być obiektywnym,
  • żeby sprawdzić czy zrealizowane działania dały zamierzony efekt,
  • żeby łatwiej podejmować trudniejsze decyzje (łatwiej je podejmować o dane, a nie o intuicję),
  • żeby łatwiej mobilizować siebie i podwładnych.

Myślę, że już te kilka zalet wystarczy do tego żeby na wskaźniki (KPI) popatrzeć zdecydowanie bardziej życzliwie.

Od czego mądrze zacząć tworzyć własne KPI?

Specjaliści twierdzą, że najlepiej od  celu.  Gdy go znamy łatwiej  i precyzyjniej możemy określić, które wskaźniki pomogą nam do niego dotrzeć.  Wymyślenie wskaźników, wcale nie jest trudne. Problemem jest wybranie tych, które najlepiej pokażą nam zaawansowanie aktualne procesu w drodze do celu.

Zacząłem od sportu to i na tym przykładzie pokażę, jakie tutaj mogą pojawić się skutecznie „KPI -je”

Powiedzmy, że mój cel to:

Wejście na Mount Blanc – 4810 npm ( najwyższy szczyt w Europie Zachodniej, jako najwyższy szczyt w Europie niektórzy uznają szczyt Elbrus w Rosji).

Teraz warto się zastanowić jak na ten szczyt wejść. Na pewno muszę się dobrze przygotować, żeby mieć siłę na ten wyczyn.

Proponuję wykonać następujące kroki.

Krok 1

Jak to osiągnąć?

Na jakich obszarach lub elementach muszę się skoncentrować żeby to osiągnąć?

Krok 2

Co to oznacza? Co mam zrobić, żeby osiągnąć cel?

Krok 3

Jak to zmierzyć? Po czym poznam, że idę w dobrym kierunku?

Przykład:

Krok 1 (cel):

Muszę znaleźć sposób, żeby być sprawnym, zdrowym i mieć siły, żeby wejść na Mount Blanc  i… co najważniejsze również z niego zejść!

Krok 2: Co to oznacza?

Powinienem zdrowiej się odżywiać

Powinienem systematycznie ćwiczyć

Krok 3: Jak to zmierzyć?

Szukamy konkretnych i policzalnych miar do każdego z tych obszarów. To będą nasze KPI – „KejPiAj”-e.

1) Powinienem zdrowiej się odżywiać:

Ograniczam alkohol:

KPI:

  • Ile piw wypijam w tygodniu? (czym mniej tym lepiej)
  • Ile drinków z alkoholem wypiłem w tym tygodniu? (czym mniej tym lepiej)

Piję więcej wody:

KPI:

  • Ile szklanek wody piję dziennie?

Ograniczam słodycze:

KPI:

  • Ile dni w tygodniu nie słodziłem kawy i herbaty?
  • Ile dni w tygodniu wytrzymałem bez słodyczy?
  • Ile razy dziennie odmówiłem sobie słodyczy?

Jem zdrowiej:

KPI:

  • Ile dni w tygodniu jadłem tylko ciemne pieczywo?
  • Ile dużych owoców dziś zjadłem? (duże to jabłko, banan, pomarańcza)
  • Ile dni w tygodniu nie jadłem ziemniaków, makaronów i białego chleba?
  • Ile dni w tygodniu jadłem jogurt z płatkami owsianymi na śniadanie?
  • Ile dni w tygodniu jadłem sałatkę na kolację?

Powinienem więcej ćwiczyć

KPI:

  • Ile pompek dziś zrobiłem?
  • Ile razy  w tygodniu byłem na siłowni?
  • Ile minut dziennie ćwiczyłem?
  • Ile kilometrów przebiegłem w ostatnim tygodniu?
  • Ile  razy w tym tygodniu zrobiłem sobie trening schodowy (wchodzenie na 10 piętro w bloku)?
  • Ile razy wyszedłem biegać?
  • Ile brzuszków dziś zrobiłem?

Każdy tych wskaźników jest dokładnie policzalny. Właśnie o to chodzi. Na koniec tygodnia będziesz dokładnie wiedział czy faktycznie idziesz w dobrym kierunku czy też twój zapał skończył się tylko na wymyśleniu celu. Czy jesteś bliżej formy, która pozwoli Ci wejść na szczyt czy dalej? Każda cyfra to nasze osiągnięcie. Każdy element lepszy niż ostatnio, pokazuje, że Twoje marzenie, wspiąć się na Mount Blanc jest bliżej celu.

To naprawdę fajne uczucie jak widzisz wizualnie na kartce papieru lub w arkuszu kalkulacyjnym,  że się rozwijasz i jesteś lepszą wersją siebie niż tydzień temu. Cyfry nie kłamią.

Niektórzy nie lubią takich statystyk. Faktycznie zapisywanie ich może dla niektórych być uciążliwe. Tak, sam nie też nie jestem fanem zapisywania każdej czynności.  Widzę jednak, wartość w tym, że widzę swoje osiągnięcia. Jestem wzrokowcem. Jak nie widzę, że coś zrobiłem to zapominam o tym. Wtedy często mam wyrzuty, że jestem leniwy i mało zdeterminowany.  Gdy jednak widzę swoje liczby i swoje działania mój poziom samozadowolenia zdecydowanie rośnie.

KPI w biznesie

Zacząłem od prywatnych działań. Zawsze myślę, że najlepiej się uczyć na sobie.  Pewnie wielu z czytających zainteresowanych jest również wskaźnikami efektywności (KPI) w firmach.

Oczywiście, że w firmach sprawdzanie KPI jest równie ważne. A może ważniejsze? 😉 KPI-je  w firmach są takim samym drogowskazem zmian jak we wcześniejszych przypadkach. Tyle, że tutaj głównie dla właściciela lub menadżera.

Obszarów dla KPI jest bardzo dużo. Możesz mierzyć KPI w sprzedaży,  marketingu, w usługach, możesz mierzyć też zadowolenie pracowników albo zadowolenie klientów.

Poniżej podaję kilkanaście przykładów KPI w różnych obszarach:

  • Wielkość sprzedaży (KPI – Sprzedaż)
  • Średnia marża  (KPI- Sprzedaż)
  • Średnia wartość jednego zamówienia (KPI – Sprzedaż)
  • Średnia liczba produktów w jednym zamówieniu (KPI – Sprzedaż)
  • Średni poziom rabatu udzielonego klientom (KPI – Sprzedaż)
  • Średni przychód na handlowca (KPI – Sprzedaż)
  • Liczba reklamacji w stosunku do sprzedanych produktów. (KPI – Sprzedaż)
  • Udział transakcji sfinalizowanych do zamówień lub wysłanych ofert (liczbowo i wartościowo) Sprzedaż netto (KPI – Sprzedaż)
  • Jakie było 5 najlepiej sprzedających się towarów lub usług pod względem liczbowym w ostatnim miesiącu (tygodniu). (KPI Sprzedaż)
  • Jakie było 5 najlepiej sprzedających się towarów lub usług pod względem wartościowym w ostatnim miesiącu (tygodniu)  (KPI Sprzedaż)
  • Liczba klientów w bazie (ze zgodą na kontakt handlowy) ( KPI – Marketing)
  • Liczba nowych klientów pozyskanych  w ostatnim miesiącu. ( KPI – Marketing)
  • Liczba  zapytań ofertowych ze strony internetowej. ( KPI – Marketing)
  • Liczba wypełnionych formularzy kontaktowych w Internecie. ( KPI – Marketing)
  • Średnia liczba transakcji dokonywanych przez 1 klienta w roku. ( KPI – Marketing)
  • Liczba zakupów z kodami rabatowymi / voucherami. ( KPI – Marketing)
  • Liczba zapisów do newslettera ( KPI – Marketing)
  • Liczba rezygnacji z newslettera ( KPI – Marketing)
  • Średnia ocena klientów z obsługi ( KPI – Obsługa Klienta)
  • Liczba otrzymanych e-mail’i w  dziale obsługi klienta
  • Pozioma satysfakcji klientów  ( wskaźnik. NPS  -Net  Promoter Score)
  • Poziom zwrotu z inwestycji w kanał sprzedaży (wskaźnik ROI –   Return on investment)  (KPI – Marketing)
  • Średni koszt pozyskania leada ze strony.  (KPI- Sprzedaż)
  • Średnia liczba transakcji dokonywanych przez 1 klienta w roku (KPI- Sprzedaż)
  • Średni koszt pozyskania użytkownika na stronie (wskaźnik CAC – Customer Acquistition Cost) (KPI- Marketing)
  • Współczynnik konwersji wg kanału sprzedaży (KPI- Sprzedaż)
  • Liczba użytkowników na stronie (KPI- Marketing)
  • Liczba Klientów, którzy przestali kupować nasze produkty lub usługi  (w ciągu kwartału, roku) (KPI – Sprzedaż)

Tyle przykładów. Sporo ich. Tych wskaźników może być jeszcze więcej!

Tu jednak dochodzi jeszcze jeden utrudnienie.  KPI-je  mają jeszcze jedną cechę. Trochę  mniej przyjemną. Dla eksperta nie jest trudno wymyślić 10, 20, czy nawet 100  wskaźników. Największym wyzwaniem  w korzystaniu z KPI -jów jest znalezienie tych miar, które są dla Ciebie najwłaściwsze.

Sprawdzanie 100 wskaźników powoduje chaos! Mało kto może sprawdzać 100 składników.  Ponoć w Formule 1 sprawdzanych jest nawet 14 000 parametrów w czasie jednego wyścigu! Myślę, jednak, że dla zwykłego śmiertelnika to zdecydowanie za dużo.

Ważne jest więc wybranie kilku (może 3 lub 5),  które najlepiej pokażą Ci obszary, które Ciebie najbardziej interesują.  To też wyzwanie ale już na kolejny artykuł.

Dziś może wybierzesz sobie kilka z powyższych i zaczniesz stosować na co dzień?

Jeżeli masz chwilę to podziel się jakimi policzalnymi wskaźnikami (KPI) sam posługujesz się na co dzień. Może masz swoje ulubione i takie, które są u Ciebie najbardziej skuteczne.  Będzie mi miło jak się nimi podzielisz pod artykułem.